Contenido inicial

1. Campaña Viernes para archivar:

El Acuerdo del Archivo General de la Nación N°001 del 2024, en su capítulo 3 Responsabilidad con los Documentos y Archivos, Artículo 1.3.1 Responsabilidades. Dice que, si o si debemos archivar, que esto sea una actividad frecuente.

Idea

Grupo de apoyo para personas con problemáticas al archivar, que archivística más que un grupo de archivo sea un grupo que también aconseja.

Tácticas

1. Espacios permanentes: como se mencionó que las charlas serían los viernes, abrir un espacio donde cualquier persona pueda recibir consejo o ayuda sobre ciertas dudas, por ejemplo; las charlas serían de 3 a 4, a las 3:30 pm puede ir cualquier persona a resolver una inquietud independientemente de la temática del viernes (media hora de resolución de dudas).
2. Urna de dudas temporal: no será anónima, se gestiona una micro reunión o respuesta mediante correo o personal frente a una duda en específico, la persona que hace la pregunta deja sus datos de contacto. Se hace temporal para no sobrecargar el trabajo.
3. Grupo de apoyo personas con problemas de archivo (PPDA):  Charlas ocasionales donde se hablen de los problemas de las personas en cuanto a la creación de archivos y técnicas de estudio y organización: A quién o a qué página acudir cuando no sepa archivar. Y todo este tipo de consejos.  Talento humano sería un buen gancho para este tipo de grupo (sugerencia de Zoraida Vanegas).
4. Charlas en biblioteca “No hablemos de archivar”: Consejos de organización personal, calendarios, agendas, ruta de cumplimiento, metas del año en un espacio, esto con el fin de no hablar de archivos sino lograr una conexión entre el personal de archivística y los funcionarios, profesores entre otros. En este tipo de charlas se puede incluir al equipo de gestión documental.
5. Carruseles por cada fase, ya que es mucha información queda mejor sintetizada por carruseles:  Implementación, Organización, Transferencia.
6. Tal cual describen, primero debería hacerse por equipos y de un solo tema, no el que más llene sino el que más ordene. Después de esto hacer el concurso global con las actividades correspondientes de cada área/ correspondencia.

2. Organización de archivos:

la Ley 594 de 2000

Título 1

Artículo 4. d).

Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.

Por ello se han realizado jornadas de organización de archivos, a continuación, se observan los archivos relacionados a la gestión de archivos.

Curso   de   administración   y   organización   de archivos:

pdf CURSO DE ADMINISTRACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS(1.03 MB)

Programa de gestión documental uso y consumo del papel:

pdf Programa de gestión documental uso y consumo del papel (1)(275 KB)

Organización de archivos de gestión e instructivo para la organización de los archivos de gestión:

pdf ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION(1.94 MB)

Conceptualización de archivos de gestión e instructivo de organización de archivos a continuación se adjuntan archivos relacionados:   

pdf INSTRUCTIVO ORGANIZACION ARCHIVOS DE GSTION (1)(1.18 MB)

BUENAS PRÁCTICAS DE CONSUMO DE PAPEL Y GENERACIÓN DE RESIDUOS DE ARCHIVOS

Informe de capacitación

1.Introducción

En el marco de las estrategias institucionales de la Política Ambiental Institucional, orientadas a la promoción de la sostenibilidad ambiental, se desarrolló una jornada de capacitación sobre buenas prácticas en el consumo de papel y la adecuada gestión de residuos de archivo, dirigida a estudiantes de diferentes semestres del programa de Atención a la Primera Infancia.

Esta actividad tuvo como propósito sensibilizar a los participantes sobre la importancia del uso responsable de los recursos y fomentar hábitos que contribuyan a la reducción del impacto ambiental en el entorno académico y personal.

2.Objetivo

Promover en los estudiantes la adopción de buenas prácticas relacionadas con el uso eficiente del papel y la correcta disposición de los residuos de archivo, fortaleciendo la cultura ambiental institucional.

3.Desarrollo de la capacitación

La capacitación se llevó a cabo mediante una metodología participativa, que incluyó exposición de contenidos, actividades prácticas y espacios de reflexión.

Durante la jornada se abordaron temas como:

1. Uso racional del papel (impresión a doble cara, reutilización de hojas, digitalización de documentos).
2. Clasificación y disposición adecuada de residuos de archivo.
3. Importancia del reciclaje y la economía circular.
4. Impacto ambiental derivado del consumo excesivo de papel.

Asimismo, se promovió el diálogo con los estudiantes, quienes compartieron experiencias y propusieron acciones aplicables en su vida cotidiana y académica.

Primer momento:

En este espacio se compartió con los estudiantes la información relevante de la política ambiental institucional y del programa de consumo de papel, así como la gestión ambiental desde el contexto de su programa académico y se abrió espacio para que los estudiantes desarrollaran su pensamiento critico y respondieran las siguientes preguntas:

Segundo momento: Video reflexivo "El consumismo en el mundo animado".

Link del video (https://www.youtube.com/watch?v=d0ya0uQpu3U)

En este espacio los estudiantes tuvieron la oportunidad de ver un video reflexivo sobre el consumismo y la obsolescencia programada.

Reseña:

El video “El consumismo en el mundo animado” es una animación que presenta, de manera crítica y reflexiva, los efectos del consumismo en la sociedad actual. A través de imágenes dinámicas y situaciones cotidianas, muestra cómo las personas han desarrollado una dependencia excesiva hacia los bienes materiales y la tecnología, dejando de lado las necesidades reales.

La animación evidencia cómo el modelo de consumo actual impulsa a adquirir productos de forma constante, generando un ciclo que incluye la producción, el consumo y el desecho, lo cual provoca un impacto negativo en el medio ambiente. Además, se resalta cómo la publicidad y los avances tecnológicos influyen en el comportamiento de las personas, fomentando hábitos de consumo innecesarios.

Uno de los aspectos más relevantes del video es la reflexión sobre la transformación del ser humano, quien pasa de ser un consumidor consciente a uno impulsivo, motivado por la inmediatez y la acumulación. Esto conlleva consecuencias como el agotamiento de los recursos naturales, la generación excesiva de residuos y la pérdida de valores relacionados con el consumo responsable.

En conclusión, el video invita a tomar conciencia sobre nuestros hábitos de consumo y a adoptar prácticas más sostenibles, promoviendo un cambio hacia un estilo de vida más equilibrado y responsable con el entorno.

Tercer momento:

En este momento se abrió un nuevo espacio de preguntas respecto al video:

Cuarto momento:

Pregunta de reflexión final para darle cierre a la actividad:

4.Resultados
La actividad permitió fortalecer el conocimiento de los estudiantes en materia de consumo responsable y manejo de residuos, evidenciándose una actitud receptiva y participativa.

Se logró generar conciencia sobre la necesidad de adoptar prácticas sostenibles, así como el compromiso de implementar acciones concretas para reducir el uso innecesario de papel.

5.Conclusiones
La capacitación cumplió con los objetivos propuestos, consolidándose como un espacio de aprendizaje significativo que contribuye a la formación integral de los estudiantes.

Se destaca la importancia de continuar desarrollando este tipo de iniciativas que fomentan la responsabilidad ambiental y el cuidado de los recursos naturales desde el ámbito educativo.

6.Recomendaciones

1. Dar continuidad a las capacitaciones en educación ambiental.
2. Implementar campañas internas de reducción del consumo de papel.
3. Fortalecer el uso de herramientas digitales como alternativa al uso de papel.
4. Incentivar la correcta separación de residuos en la institución.

Anexos